La plateforme

La plateforme web iT.SCHOOL est construite autour de 6 pôles:

  • la fiche de renseignements de l’utilisateur
  • le(s) groupe(s) auquel(s) il appartient
  • l’accès des parents au compte de leur(s) enfant(s)
  • la gestion des finances
  • des fonctions de communication autour d’une messagerie
  • un module documentaire

Cette application de gestion scolaire permet d’interagir à tous les niveaux entre l’école, les parents et les élèves.

A cela s’ajoutent les applications fonctionnelles qui répondent à des besoins spécifiques liés à l’établissement scolaire. Elles peuvent être activées ou désactivées en fonction de l’évolution des besoins de chaque établissement.

Les 6 pôles

L’utilisateur

Tout utilisateur muni d’une carte est identifié dans le logiciel de gestion scolaire et y retrouve l’ensemble de ses coordonnées utiles (adresse, mail, Gsm, parents, responsable, matricule…).
Il existe plusieurs types d’utilisateurs: les étudiants, les professeurs, les autres utilisateurs (personnel administratif, personnel PO, personnes externes à l’école,…).

L’enregistrement des données est réalisé dans le plus strict respect de la règlementation sur la protection des données à caractère personnel.

Les groupes d’utilisateurs

On entend par groupe: groupe d’élèves, groupe de professeurs, groupe de classes.
Les groupes sont utiles pour des envois groupés de documents, pour établir des factures, pour créer une activité.

Un certain nombre de groupes est créé automatiquement (tous les élèves, les années, les classes, tous les professeurs…).
D’autres peuvent être crées manuellement ou importés depuis ProEco (Groupe de langue, groupe d’animation…).

L’interface parents

L’interface parents est « l’application des parents ».
Une connexion sécurisée leur permet de visualiser et de suivre facilement les dépenses, les présences/retards, de faire des commandes de photos, de manuels, inscrire son enfant à une activité, réserver un repas, payer les factures…, de lire les communications de l’école.

Finances

Le compte de l’élève appelé portefeuille est chargé par virement avec une communication structurée ou online.

Pour la majorité des opérations de vente, le paiement se fait au moyen du portefeuille (réservation d’un repas, achat d’une boisson, d’un bloc note à la procure…).

Toutes vos données comptables sont reprises à un seul endroit. Cela va des recettes à l’historique client en passant par les données financières.
Le système vous permet de gérer toute votre comptabilité élève sur iT.SCHOOL mais vous pouvez, si vous le souhaitez, faire un transfert des données vers votre logiciel.

La facturation n’a jamais été aussi facile !
Notre système permet de créer une simple facture (dite classique) ou d’importer un fichier Excel afin de créer toutes les factures en une seule fois.
Le suivi des factures est rapide, vous pouvez sortir rapidement le listing des factures impayées, surpayées…
Le programme permet d’envoyer des rappels automatiques mais aussi d’établir des factures de frais de rappels.

Messagerie

Il s’agit d’envoi de mails aux élèves et/ou aux professeurs avec ou sans mise à disposition de documents.
Ce menu vous permet d’envoyer une campagne de mails aux responsables des utilisateurs et d’y joindre ou non un document qui restera visible sur la plateforme durant le temps prédéfini.
Vous êtes également informé de l’ouverture des documents et leur date de lecture.

Documents

Mise à disposition de documents à destination des élèves via l’interface-parents et/ou des professeurs (factures, bulletins, communication générale, ROI, etc…)
. Le document est téléchargeable et une alerte d’envoi peut être programmée.
Si le document est différent pour chaque utilisateur, ce n’est pas un problème, il suffit de le nommer avec le numéro de matricule de l’élève/professeur (Envoi de bulletin).

Les applications fonctionnelles

Photos de classe

La commande de photos se fait désormais en ligne: photo de classe, portraits, carte d’identité ou toute la pochette.
Une fois la commande validée par le parent, la facturée est générée !
Vous pouvez distribuer les pochettes aux élèves et facturer ensuite, le logiciel gère les retours en ligne.

Distributeurs

Badgez, choisissez, c’est payé !
Un écran sur la machine informe instantanément l’utilisateur du solde de son compte. L’achat est visible en temps réel sur l’interface parent.

Le gestionnaire est informé du débit par machine, par produit et peut, à tout moment, sortir des statistiques, modifier les prix ou ajouter des nouveaux articles etc…

Activités et événements

Fini de remettre un courrier aux parents, de recevoir une enveloppe du professeur avec l’argent ou de faire des listings de paiements…

Vous créez l’activité et le parent reçoit une notification, il visualise la description de l’activité, inscrit ou non son enfant et ensuite il reçoit la facture.
Le module gère le suivi des inscriptions, des paiements. Il permet également de diviser les paiements d’un voyage scolaire en plusieurs tranches et d’envoyer des rappels.

Déconsigneurs

Afin de conscientiser les élèves à leur environnement, notamment en termes de gestion des déchets, il vous est loisible d’équiper votre école de déconsigneurs.

Le prix de vente des boissons comprend la consigne qui est remboursée sur le compte de l’élève quand il rapporte sa vidange au déconsigneur.
En rapportant sa vidange au déconsigneur, le compte de l’élève est recrédité de ce montant.

Articles / Statistiques

Ce module permet de gérer les articles de vente ainsi que les différentes catégories qui seront reprises dans le module POS.

Il permet également d’établir des statistiques de vente, soit par article par caisse ou par période, de consulter le journal des ventes ou d’annuler des opérations.

Il est parfois difficile de tenir un inventaire des produits: en renseignant la quantité disponible d’articles, vous obtenez facilement, en temps réel, l’inventaire des produits en stock.

POS « Point of Sales »

Vous pouvez avoir autant de caisses physiques ou virtuelles que vous souhaitez.

A partir de n’importe quel ordinateur, on peut constituer une caisse de vente (livres, photocopies, cautions des casiers, jetons de fancy-fair, tenues de gym,…)

Il permet également d’établir des statistiques de vente, soit par article par caisse ou par période, de consulter le journal des ventes ou d’annuler des opérations.

Il est parfois difficile de tenir un inventaire des produits: en renseignant la quantité disponible d’articles, vous obtenez facilement, en temps réel, l’inventaire des produits en stock.

Copieurs

Chaque copieur en accès libre est doté d’un lecteur de carte et le nombre de copies, au tarif fixé par l’école, est directement débité du compte de l’utilisateur (généralement l’élève dans ce cas-ci).
Le gestionnaire a accès à toutes les statistiques et rapports des différentes machines.

Pour les professeurs, le débit peut se faire en unités. On charge un nombre d’unités par professeur et chaque copie est décomptée.

Via le module groupes, des photocopies peuvent être faites par une personne, pour une classe et être débitées automatiquement du portefeuille virtuel des élèves de la classe.

Réservation de repas

Le module « réservation des repas » permet de simplifier la gestion de votre restaurant et de limiter les impayés.
L’élève peut réserver son repas depuis la borne réservation alors directement sur l’interface parents.

Réservation = Paiement.

Garderie et étude

Dès son arrivée à la garderie, l’enfant est enregistré par le système. Par créneau horaire prédéfini, entre l’ouverture de l’école et le début des cours, les frais de garde sont facturés aux parents. La garderie du soir ou une étude surveillée fonctionne de la même manière.

Le parent peut obtenir le relevé des présences à la garderie ainsi que ses factures depuis son interface. IT School permet de générer les attestations fiscales et le relevé destiné à l’ONE.

Prêt de manuels

Sur base de catalogues, les livres sont identifiés par classe, par niveau ou par groupe afin qu’ils ne puissent pas se tromper lors des commandes.
Ils n’auront accès qu’aux livres dont ils ont besoin. La commande depuis l’interface parents génère une facture.

En fin d’année scolaire, si les élèves rentrent leurs livres, le système génère une note de crédit qui sera déduite automatiquement de la nouvelle facture.

Réunion des parents

Les parents prennent rendez-vous en ligne avec le professeur de leur choix et reçoivent un mail de confirmation. En cas d’annulation, le créneau redevient immédiatement disponible.
Tout est paramétrable: le jour, la date, le créneau horaire et sa durée.

Le professeur tout comme le gestionnaire peut visualiser et/ou imprimer son planning !

Présences / Retards

Au moyen d’une tablette ou d’un smartphone, le relevé des présences se fait en temps réel, le parent est notifié automatique du retard ou de l’absence de son enfant.
Votre établissement sera en mesure d’établir à tout moment le registre de présences de toute l’école mais aussi par élève.

Casiers

Ce module simplifie l’attribution des casiers et la gestion des clés, débite la caution et la location directement du compte de l’élève et lui rembourse la caution en fin d’année après restitution de la clé. Prochainement, le module gèrera l’attribution du casier en fonction de sa localisation dans les bâtiments et de la taille de l’élève.