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Le logiciel de base

La plateforme web iT.SCHOOL fonctionne sur un logiciel de base, véritable système d’exploitation. Il est construit autour de 6 pôles, la fiche de renseignements de l’utilisateur, le(s) groupe(s) auquel(s) il appartient, l’accès des parents au compte de leur(s) enfant(s), la gestion des finances ainsi que des fonctions de communication autour d’une messagerie et d’un module documentaire. Cette plateforme permet d’interagir à tous les niveaux entre l’école, les parents et les élèves.

Utilisateurs

La fiche de renseignement, plus père, mère et parent responsable

Tout utilisateur muni d’une carte est identifié sur la plateforme et y retrouve l’ensemble de ses coordonnées utiles (adresse, mail, Gsm, parents, responsable, matricule…). Seul le gestionnaire de l’école peut apporter des modifications dans les fiches utilisateurs. C’est à ce niveau que l’utilisateur a accès à la balance de son compte et la liste de ses opérations. L’établissement gère l’import des listes d’utilisateur, les photos, les badges.

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Groupes

La constitution des groupes, naturels et spécifiques

L’application permet de créer tous les groupes imaginables : les groupes naturels par classe, par niveau, par option, par genre et les groupes spécifiques par activité, par sport, par mini-entreprise etc…. L’école communique avec le groupe sélectionné, lui adresse des informations et des documents, lui envoie une facture ou un rappel de paiement etc…

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Interface parent

L'interface parents donne accès à tous les mouvements sur le compte de l'enfant

L'interface parents qui donne accès, avec un login et un mot de passe, à tous les mouvements financiers sur le compte de l'enfant et permet de visualiser, de télécharger différentes informations de toute nature, des avis de paiements (factures), des inscriptions aux activités, de s'inscrire à une réunion de parents/professeurs, de consulter le catalogue des manuels scolaires et de passer commande, de visualiser les photos de classe, de réserver un casier, d'introduire un paiement online etc...

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Finances

Mes finances, les rechargements, la facturation, les rapports et statistiques

Le compte est chargé par virement avec une communication structurée, éventuellement à l'aide de module de paiement online. Un terminal Bancontact ou une borne de rechargement peuvent être couplés à la plateforme. Le module permet la création de factures, adressées via l'interface parents. La réception des extraits de compte électroniques (CODA) est activée. Statistiques et rapports sont accessibles en permanence.

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Messagerie

Une messagerie qui permet d'envoyer des mails de masse

Une messagerie dynamique fonctionne sur iT.SCHOOL et vous permet de créer votre propre template. Vous adressez votre message à une personne ou un groupe défini. Vous pouvez planifier des messages automatiques à des dates prédéfinies.

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Document

Un module documentaire qui permet d'adresser des documents, des cours, etc...

Tout document, administratif ou pédagogique, peut être mis à disposition des utilisateurs, individuellement ou en groupe. Ces documents sont téléchargeables via l'interface "parents". Une alerte d'envoi est automatiquement adressée à l'utilisateur. Les documents restent disponibles jusqu'à l'échéance fixée par le gestionnaire.

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Les logiciels optionnels

Les applications fonctionnelles tournent sur le logiciel de base et répondent à des besoins spécifiques liés à l’établissement scolaire. Elles peuvent être activées ou désactivées en fonction de l’évolution des besoins de chaque établissement.

Photo de classe

La fin des enveloppes!

La commande de photos se fait désormais en ligne: photo de classe, portraits, carte d'identité ou toute la pochette. Une facture est générée et peut être payée par virement, en ligne ou directement par débit du compte de l'élève. Et si vous remettez la pochette complète imprimée aux élèves, la plateforme gère les retours en ligne.

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Distributeurs

Taguez, choisissez, c'est payé!

Taguez, choisissez, c'est payé ! Le monnayeur est remplacé par un lecteur de cartes et un petit écran informe instantanément l'utilisateur du solde de son compte. L'achat est visible en temps réel sur l'interface parent. Le gestionnaire est informé du débit par machine, par produit et peut à tout moment imprimer un inventaire des produits, gérer les catégories, changer les articles, contrôler les prix, consulter son journal ds ventes etc...

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Activités et évènements

Gestion dynamique des paiements

Qu'il s'agisse d'un voyage de fin d'études, d'une excursion ou d'une activité sportive, le module va gérer les inscriptions à partir d'un groupe défini, les paiements uniques ou échelonnés et envoyer d'éventuels rappels de paiements. Une information descriptive est envoyée aux parents via l'interface soit par messagerie soit avec le module "documents".

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Déconsigneurs

Conscience zéro déchets

Le déconsigneur de canettes et de bouteilles PET ouvre, par un geste simple, à la prise de conscience de vos élèves sur la gestion des déchets. Le prix de la canette est "surchargé" du prix d'une consigne. En rapportant sa vidange au déconsigneur, le compte de l'élève est recrédité de ce montant. Vous pouvez suivre au jour le jour l'effet "développement durable" et votre environnement immédiat reste propre...

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Ventes directes

Rapports et statistiques de vente

Ce module regroupe les fonctionnalités communes aux différentes caisses de vente directe et permet de gérer les catégories (copies, petit matériel, casiers, vente à la cantine, boissons, procure, livres, etc...). Le gestionnaire accède aux journaux de vente, par catégorie, par produit, par machine de vente et à toutes les statistiques et historiques de vente utiles y compris un inventaire des produits en stock. Un simple PC portable ou caisse tactile, un lecteur de carte et le tour est joué. Il n'y a pas de limite aux nombre de caisse que l'établissement peut mettre en place.

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Copieurs

Taguez, copiez, c'est payé!

Chaque copieur en accès libre est doté d'un lecteur de carte et le nombre de copies, au tarif fixé par l'école, est directement débité du compte de l'utilisateur, généralement l'élève dans ce cas-ci. Le gestionnaire a accès à toutes les statistiques et rapports des différentes machines.

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Réservation de repas

Avec prépaiement

Votre cantine offre un choix assez large de sandwiches sur commande et des repas chaud pour le fondamental et le secondaire. Avec le module repas "avec" réservation, l'élève réserve son sandwich, son repas, à la semaine ou au mois, soit à une borne à tickets, soit via l'interface parents et paye sa commande à la réservation.

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Garderies et études

Garderies sous contrôle

Dès son arrivée à la garderie, l'enfant est enregistré par le système. Par créneau horaire pré-défini, entre l'ouverture de l'école et le début des cours, les frais de garde sont facturés aux parents et une attestation ONE leur est communiquée. Toutes les transactions sont visibles sur l'interface parent. La garderie du soir fonctionne de la même manière. Il en va de même pour les frais d'étude.

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Prêt de manuels

Commander et attribuer

Vous souhaitez gérer les manuels scolaires, les commandes aux éditeurs, la facturation aux parents, la réception des livres et leur étiquetable, la liaison aux élèves, les livres rendus en fin d'année, les notes de crédits portés en compte de l'élève lors de sa restitution en bon état et toute la communication liée de la période de commande, réservent les livres via l'interface parents. Lors de la livraison des livres, le module va générer des étiquettes par livre, et le relier aux commandes des élèves. Tous les back-orders, bons de retour, sont également gérés par ce module.

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Réunion de parents

Just in time

Les parents s'inscrivent en ligne dans un agenda logé dans l'interface parents, avec le professeur de leur choix et reçoivent un mail de confirmation du rendez-vous fixé. En cas d'annulation, le créneau redevient immédiatement disponible. Tout est paramétrable: le jour, la date, le créneau horaire et sa durée et le professeur bien entendu avec sa photo.

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Prise des présences

Qui est là, qui n'est pas là?

Votre établissement sera en mesure d'établir un décompte des présences en temps réel si les élèves s'identifient à l'entrée. Avec ce module et une borne "retards", l'élève s'identifie, reçoit un billet, avec motif de son retard et le remet à son professeur. Une statistique de ses retards est immédiatement accessible aux éducateurs.

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Casiers

Louer un casier, gérer les cautions

Ce module simplifie l'attribution des casiers et la gestion des clés, débite la caution et la location directement du compte de l'élève et lui rembourse la caution en fin d'année après restitution de la clé. Demain, le module gèrera l'attribution du casier en fonction de sa localisation dans les bâtiments et de la taille de l'élève.

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